I min tid som professionel udvikler og tekniker har jeg været med til et par software og udviklingskonferencer efterhånden, sådan ca. 50+ af slagsen, og med den reflektion og skeptisme som jeg har fået fra naturens side da jeg kom til verden i sin tid, har det ikke altid været med jubel og henrykthed, at jeg er taget fra konferencerne igen, og i den seneste tid, især med mit eget engagement ift. Community Day og diverse Microsoft konferencer, senest DDC, har det været decideret været grænseoverskridende for mig, at se hvad der bliver taget penge for at lade folk høre og se på. Jeg har set hvordan konferencerne bliver til, jeg har sammen med de mennesker som er omkring mig, været med til at give noget man er passioneret for, et skub i den rigtige retning, fyret lidt op under kunstigt åndedræt hvis der var brug for det også være stolt over at man i sidste ende har lykkedes med et projekt man troede på kunne blive til noget.
Hvad kræver det at lave konferencer ?
Det er i virkeligheden meget simpelt at lave konferencer, men det består af ufattelig mange små opgaver som skal samles sammen fra starten og eksekveres i korrekt rækkefølge for at opnå det bedste resultat. Det kræver at man har trænet sine ben og albuer, for det er hårdt og kontinuerligt arbejde, og man skal nogle gange høre på at det er uladsiggørligt og have tudet ørene fulde at det er for svært, for hårdt, for langt, ikke nogen penge i det, dit og dit. Uanset hvad du foretager dig i verden, og hvis du gerne vil excellere i det, så er det hårdt arbejde.
Her er der en kort liste over nogle vigtige elementer man skal huske hvis man ønsker at afholde konferencer.
Venue
Man skal bruge et venue, altså et sted hvor man kan huse de mange deltagere man forventer kommer til sin konference. Et venue er vigtigt t få styr på som noget af det første i planlæningen af sin konference, fordi det er der dine deltagere skal bruge sin(e) dag(e), og hvis der f.eks ikke er toiletter nok på venuet så får deltagerne automatisk en dårligere oplevelse af konferencen. Det ønsker du ikke. Et venue handler om at gøre det nemt for folk at komme fra og til, at sidde nogenlunde ordentligt i en stol, at skærmen er skarp og ikke mindst inden for rækkevidde af noget 3G eller WiFi så de kan fortælle deres netværk om hvor godt eller skidt noget er. Et venue er ikke dyrt med mindre det mangler nogle krævende elementer. Elementer som kan være A/V, WiFi, toiltetter etc. En biograf som har indbygget A/V og toiletter er en god start til et venue men en biograf har det også med at blive meget varm og svær at holde ud i flere dage i træk, så skal man have mennesker siddende i en bif så skal man naturligvis sørge for at der er ordentlig udluftning og evt. aircondiction. Der findes gode venues overalt, men husk også at et venue skal udstille det som du forsøger at fremstå som, så du kan hurtigt finde noget der ikke kan bære det som din konference indeholder. Jo mere prangende et venue jo mere større navne skal du have på plakaten.
Indhold
En konference er bygget omkring noget indhold. Det er indholdets titler der udadtil sælger billetter til din konference. Indhold er derfor rigtig vigtigt men faktisk er personen der præsentere indholdet ligeså vigtigt, og hvis titlen ikke er fængende eller interessant kan det være svært at få mennesker i sædet. Husk også at efter de første 20 konferencer du går til begynder du måske, i større grad, at gå efter talerens navn og dernæst emnet istedet for at falde for titlen. Det kan selvfølgelig afhænge af flere ting, men hvis taleren er god er indholdet også godt. Indhold må heller aldrig være salgs eller marketingsorienteret med mindre det er helt åbenlyst og gennemskueligt, også kan det indhold jo stadig være godt. Indhold må gerne gå igen over flere gange og over flere år, bare ikke samme sted, men tænk på hvor mange der stadig gerne vil vide noget om noget vi snakkede om for 5 år siden, måske vinklet lidt anderledes. Så længe taleren er god så er indholdet godt. Indhold handler altså ikke altid om det nyeste. Indhold handler ikke om problemløsning. Indhold handler om inspiration. Indhold handler om virkeligheden. Indhold handler om historier. Indhold handler om personlighed. ALT indhold kan findes igennem din favoritsøgemaskine så hvad kan du ellers tilbyde ?
Længde
En konference skal i en optimal verden ikke være mere end 2 dage lang. 2 dage er godt fordi man ikke når at blive for træt i hovedet til at lade dig inspirere og navigere mentalt. Når du er på konference de første 20+ gange koncentrerer du dig mere om at få så meget ud af de potentielt mange penge du har betalt for at være der, at du helt glemmer at lagre de ting du ser og må skynde dig videre til næste session. Man bliver forpustet og som timerne går, træt. En god øvelse for dig der har været på en konference er, at huske tilbage til den sidste og se om du kan huske hvad taleren sagde som det første i vedkommendes præsentation. Hvis du ikke kan huske det så prøv at huske hvad du fik med hjem fra de sessioner du deltog i, og endnu bedre, om du bruger de inspirationskilder til noget i dag. Eller fik du flere LinkedIn kontakter som du bruger til noget andet end at blære overfor andre når de spørger hvor mange du har ? Man skal huske, at deltagerne kommer på konferencen og måske allerede er stresset eller har tralvt i forvejen, så vil du få dem til at slappe af og give dem lidt mindre at holde styr på i den tid de er der, eller vil du presse mere ned over dem i håb om de ikke cracker og synes du er latterlig fordi nu skal de tænke på endnu mere. I en hurtigt ændrende branche kan ikke være eksperter. Dine deltagere skal leve sig ind i universeret af din konference, det er også derfor det handler om at skabe et rum hvor de føler sig hjemme og tilpas, også skal de gerne en gang imellem skrige af grin og drikke sig halvfulde mens de løsner op og får mere netværk.
Pris
Prisen på et produkt, og en konference er altid et produkt af et eller andet, også selvom det ikke er synligt, skal altid kunne gøres op i hvilken oplevelse deltageren havde med at være til stede. Du skal sælge en oplevelse af at være på en konference hvor deltageren får noget ud af at være til stede, og hvis det udelukkende er indholdsbestemt så bliver det pr. definition en dårlig konference og dermed en dårlig oplevelse. Der er altid et max på hvad man må tage for at deltage på en 2 dags konference og den pris skal ligge noget under 5.000kr, uanset om det så er Ghandi, Muhammed Ali eller Scott Hanselman der kommer og siger noget. Der findes få talere som er værd at betale mere for men det er så subjektivt at det bliver for snævert at tilfredsstille alle tilstede.
Teamet
Uden et team omkring dig og konferencen kan du glemme det! Det kommer ikke til at ske! Der er flere vigtige roller der skal spilles, den vigtigste er praktikeren, personen der får ting til at ske ift. mad, venue, a/v etc. Du vil altid betale for en projektleder til at styre dine ting som ikke er indhold og det kreative arbejde. Altid! Jeg er heldig at have fået kontakt til den bedste af slagsen, han kender mig nu og ved, at når jeg siger M&M’s så vil jeg kun have de blå. Brug tid med din projektleder, det er time-well-spend. De er ikke billige men de knokler for dig, hvis de dygtige. Udover det, så er det vigtigt du har nogen der kan designe, skrive, kommunikere, tænke selv og se målet foran sig. Sidstnævnte rolle skal du bruge et par stykker af og de skal ikke afvige fra processen, ellers går det galt!
Hvad koster det at afholde en konference ?
Der er en gylden tommelfingerregel som jeg bruger og den går sådan her:
1 deltager, 1 dag = mellem 700-1000kr.
1 deltager, 2 dage = 2500-3000kr.
1 deltager, 3 dage = 3500-5000kr.
Prisen dækker for alt der måtte være. Mad, A/V, Venue, internet, transport, projektledelse, freelancers etc. Og her er der ikke kalkuleret med at det er en overskudsforretning!
Hvad er det dyreste
1. A/V (og video optagelse hvis du tør)
2. Mad
3. Venue
4. Projektledelse
Jeg vil gerne lave det om
Hvis jeg en dag ikke skal være ansat i en stor virksomhed længere så vil jeg ændre den Danske (måske lige i København først) konference scene og miljøet omkring den, og sådan er det.